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Glossaire du Records Management
Accès
:
lors de l'implémentation technique, l'évolution des technologies doit
être prise en compte afin d'assurer la lisibilité des informations,
de retrouver un document, d'y accéder. La notion d'accès recouvre aussi
la question des droits, des permissions pour récupérer, modifier un
document.
Activité
:
terme spécifique qui recouvre l'ensemble des fonctions, processus,
activités et transactions d'un organisme.
Archive
:
"l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale ou par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de
son activité." (1)
Archive
courante :
document créé, conservé et utilisé de manière permanente
pour les besoins de l'activité.
Archive
définitive :
document qui peut subir le tri et l'élimination lorsque
la période d'utilité administrative est achevée.
Archive
électronique :
archive sur support électronique dont le statut a
évolué et est maintenant égal à celui de l'archive en tant qu'il a la
même valeur probante sous réserve qu'on prouve son authenticité.
Archive
intermédiaire :
document qui ne fait plus l'objet d'un usage courant,
mais qui ne peut être éliminé en raison de sont aspect administratif,
de l'obligation de garder une trace de l'activité pendant une durée
définie dans un cadre légal.
Archive
vitale :
document dont la disparition serait dommageable au fonctionnement
courant des services opérationnels.
Capture
:
ensemble de processus définis visant à faire entrer le document dans
un système. La capture comprend l'identification (classement, indexation,
cotation...) et l'enregistrement du document.
Contrôle
:
ensemble de procédures visant à s'assurer que les conditions (normes,
aspects légaux, intégrité de l'information, traçabilité des actions...)
requises lors de la mise en place du système de records management sont
bien réunies.
Cycle
de vie du document :
la valeur de l'information est au coeur de concept.
C'est cette valeur qui est amenèe à varier selon les étapes de l'utilisation,
de la vie du document. Le cycle de vie est constitué de cinq étapes
:
la création, la diffusion, la gestion/maintenance, le tri et la conservation
des documents.
Document
:
" ensemble d'un support d'informations et des données enregistrées
sur celui-ci sous forme en générale permanente et lisible par l'homme
" (2).
Plan de classement :
gestion, hiérarchisation en classes et sous-classes
des activités de l'organisme . On crée des liens entre des documents
distincts dont on a défini leur durée de conservation.
Records
:
signifie littéralement " enregistrement ". Plus largement, dans le
cadre du Records Management, ce terme recouvre les notions d'archives
courantes et intermédiaires. C'est aussi un " document d'archive " :
on considère le document dès sa création avec les caractéristiques de
l'archive et on insistera sur l'activité qui l'a produit et sa responsabilité.
Records
continuum :
" cadre pédagogique et conceptuel qui aide à réunifier
l'archivage autour de son propre centre, en l'occurrence l'évènement
documenté. " (3)
Référentiel
de conservation / retention schedule :
tableau qui regroupe le plan
de classement des activités, les politiques d'identification, d'indexation,
de conservation des documents, la description des outils, les règles
de mise à jour.
Sort
final / disposition :
élimination des documents qui n'ont plus de
valeur, processus d'élimination établi en fonction des préconisations
du tableau de gestion.
Stockage
:
conservation des documents. C'est une fonction qui incombe pour l'essentiel
au records manager.
Système
de conservation :
système qui a pour mission de saisir, mettre à
jour et maintenir l'accès aux enregistrements dans le temps.
Traçabilité
:
on retrace et signale tous les changement subits par le document tout
au long de son cycle de vie.
Tri
:
processus d'évaluation des activités, des informations qui vise à
déterminer quels documents doivent être saisis et conservés et pendant
combien de temps.
1. Loi n 79-18
du 3 janvier 1979, disponible sur :
http://legifrance.gouv.fr
2. définition disponible sur le site ISO :
3. DROUHET, Geneviève, KESLASSY, George, MORINEAU, Elisabeth. Records
Management :
mode d'emploi. Paris :
Adbs éditions, 2000, p.17.
Glossaire non exhaustif réalisé par Armelle Domas
Armelle Domas a découvert le Records Management en effectuant une recherche
sur les métiers des Sciences de l'Information dans le cadre de la Maîtrise
de Sciences de la Documentation et de l'Information de Paris VIII. Elle a
ensuite approfondi le sujet en DESS Ingénierie Documentaire à l'enssib/LyonI.
