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Records Management : Synthèse

1. Il était une fois... L'histoire du Records Management

L'histoire même du Records Management met en évidence son statut particulier et permet d'expliquer son développement, ses directions actuelles.

1.1. Les Etats Unis, "berceau du Records Management"

La notion de gestion des documents apparaît dès le 19ème siècle pour répondre aux contraintes liées à la croissance exponentielle de la masse de documents. Un premier pas significatif est franchi avec le Records Disposal Act en 1943 qui affirme la responsabilité, le contrôle des archivistes sur les documents en circulation au sein des services des administrations avant même le versement aux dépôts d'archives. Dès lors, les principes du Records Management sont posés. Après la seconde Guerre mondiale, Emmet Leahy, sous l'impulsion du Président Hoover, donne une consistance officielle au RM en instituant une division Records Management au sein du National Archives and Records Service.

1.2. Les pratiques anglo-saxonnes

Il est intéressant de noter le paradoxe historique du Records Management : il est né dans le but de gérer une inflation documentaire sans précédent dans un pays sans " passif ", à l'histoire récente.
Il s'est développé en premier dans les pays anglophones, anglo-saxons, où la tradition d'enregistrement et d'auto-régulation reste forte. L'implication, très tôt, des institutions gouvernementales de ces pays, dans son développement et son organisation est aussi une caractéristique à souligner. Les pays anglo-saxons ont intégré rapidement le Records Management dans leurs pratiques mais avec des nuances terminologiques et d'interprétation des concepts, différentes. Et si la fonction est clairement identifiée depuis longtemps dans ces pays, elle a longtemps souffert d'un manque de reconnaissance. Maintenant la fonction trouve sa place propre au sein du management de l'information dans un contexte d'économie de l'information, et est valorisée par les associations de professionnels.

1.3. "Records Management et archivistique française"

Le développement de la discipline a peu à peu suscité l'intérêt de l'Europe et de la France. C'est Yves Pérotin, Directeur de Archives de la Seine et de Paris, qui va " importer " le concept en France suite à des missions d'observation des pratiques aux Etats-Unis et en Grande Bretagne en 1962 et 1963. Il introduit les concepts clés du Records Management dans les pratiques archivistiques françaises dont les réalisations en resteront imprégnées. Yves Pérotin insiste surtout sur :
- le pré-archivage (qui influencera les décisions en matière d'architecture quant à la construction de bâtiments de stockage et du Centre des Archives Contemporaines),
- la maîtrise des archives courantes au sein même des services producteurs (notion qui influencera l'orientation de la loi de 1979 sur les archives),
- la responsabilité des services producteurs de ces archives (qui permettra une meilleure gestion des documents, une meilleure circulation de l'information). Mais la pratique ne s'est pas généralisée. On peut expliquer ce "désintérêt" pour le Records Management en France par rapport aux pays anglo-saxons par les inégalités dans les pouvoirs et responsabilités conférés aux archives nationales. En France, le changement des pratiques est clairement soumis à l'évolution de la loi ; la tradition d'autorégulation anglo-saxonne n'est pas aussi affirmée. Ce qui a freiné l'essor de la discipline. Avec les discussions sur l'établissement d'une norme internationale basée sur une norme australienne(AS 4350), le terme Records Management s'est imposé et a conduit les professionnels de l'information à s'interroger sur ce que recouvrait ce concept et ses mises en oeuvre. Aujourd'hui, depuis l'entrée en vigueur de la norme et une définition plus précise des pratiques, on assiste à une promotion de la fonction. La gestion des archives courantes et intermédiaires intéresse les entreprises et les professionnels de l'information qui y voient de nouvelles perspectives et modes de travail. Le Records Management peut se poser en complément du service des archives : un des buts principaux du records management étant d'estimer la valeur d'un document pour l'usager (un documentaliste doit savoir lire un document pour autrui (7)), il doit s'assurer que seuls les documents indispensables pour l'organisme parviennent au service des archives, et non pas la masse de tous les documents existants.

7. VAILLANT Susan. Le records management est un outil d'efficacité. Archimag, 1999, n° 129, pp. 16.