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Records Management : Synthèse

Conclusion : Perspectives d'avenir

L'avenir du Records Management

Les exigences auxquelles le Records Management s'efforce de répondre sont d'ordre interne à l'entreprise, liées à son intérêt : par rapport aux autres formes de management de l'information, c'est la seule qui offre des solutions concrètes face à la croissance de la masse d'information, au problème de la mise en conformité avec les lois et textes réglementaires et qui contribue à limiter les risques de litiges. Le Records Management engendre des comportements, des actions et réflexions qui sont propres à ses processus. Ses caractéristiques et valeurs se dessinent alors nettement :

- Qualitative : le Records Management permet la cohérence du système d'information, la normalisation des pratiques tout en répondant à des exigences juridiques.
- Stratégique : la fonction participe à la prise de décision en documentant l'activité et en préservant sa mémoire et savoir-faire.
- Economique : le Records Management peut amener à une réduction des coûts en permettant une meilleure maîtrise du système organisationnel de l'information.
- Participative : le Records Management répond aux besoins des divers acteurs, les met en relation, les implique, joue un rôle de médiateur entre eux.

Le projet MoReq

Si l'arrivée de la norme ISO a contribué à l'essor de la discipline en France, la fonction ne dispose pas encore de son association professionnelle, malgré les efforts conjoints de l'ADBS et de l'AAF pour la promouvoir. Néanmoins, la pratique est présente, de fait, au sein des entreprises, sous des formes différentes. L'augmentation croissante de l'information électronique sera le vecteur du développement du Records Management. Pour faire face, il faut s'appuyer sur les compétences des archivistes qui ont traditionnellement en charge la gestion de la documentation interne et développer de nouvelles compétences.

C'est ce que propose un projet lancé par la Commission Européenne, le projet MoReq : Model Requirements for the management of electronic records par le biais d'un ERMS (electronic records management system) qui vise à coordonner les pratiques au niveau européen et à les fédérer autour des principes directeurs du Records Management.(voir le livre Model requirements for the management of electronic records: MoReq specification)