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Records Management : Synthèse

Introduction

Depuis quelques années en France, on voit fleurir de nombreuses publications sur le Records Management : on parle d'alchimie (2), d'ingrédients (3). Quel mystère entourerait donc cette discipline aux contours flous pour les non initiés : concept nouveau ? pratique ancienne (4)?

En France, sa première apparition remonte aux années 1960, grâce aux travaux d'un archiviste, Yves Pérotin, qui en a établi les premières caractéristiques. Depuis, la définition du Records Management a évolué et la normalisation a permis de clarifier les choses.

En 1984, l'Office de la langue française le définissait comme l'ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l'implantation et à l'évaluation des systèmes administratifs requis depuis la création des documents jusqu'à leur destruction ou leur transfert aux archives (5).

Selon la norme ISO (15489) c'est un champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents d'archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liée à la forme des documents (6).

De plus, l'élaboration de la norme et sa promotion ont permis de retisser des liens entre documentalistes et archivistes, souvent mis en opposition. Aborder le Records Management c'est aborder des thèmes communs à ces professions : il réfère en effet autant à l'archivistique qu'à la gestion documentaire, tout en introduisant ses propres spécificités. C'est aussi aborder des concepts et pratiques différents selon les pays et les traditions.

A partir de là, on peut réfléchir aux aspects fédérateurs, définir les principaux concepts du Records Management et ses objectifs, les obligations auxquelles il répond.