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Records Management : Synthèse

3. La norme ISO 15-489

3.1. L'apport de l'Australie

En 1996, le Council of Standards Australia a adopté la norme Records Management AS 4390 qui se présente sous la forme d'un manuel pratique destiné aux professionnels, aux producteurs de documents. La démarche des archivistes australiens a consisté non pas en la mise au point d'une norme théorique définissant le Records Management et embrassant tous ses aspects mais en une liste de bonnes pratiques, de conseils quant au traitement des archives courantes et intermédiaires. En effet, les australiens ont été, dans une certaine mesure, pionniers en matière de Records Management : une dynamique autour de ce domaine s'est instaurée, en coordonnant plusieurs acteurs, universitaires, professionnels du Records Management, et les institutions qui ont joué un rôle conducteur essentiel.

3.2. La norme internationale

Face à l'engouement des organismes de normalisation de différents pays, l'ISO, Organisation Internationale de Normalisation, a souhaité faire de la norme australienne une norme internationale dès 1997. Mais de nombreux problèmes se sont faits jour : la France et les Etats-Unis ont manifesté leur opposition en invoquant l'incompatibilité de la norme avec leurs propres législations nationales. L'ISO a alors du proposer la constitution d'un sous-comité de travail, le sous-comité CS11, préposé à la révision de la norme.
En France, le comité national a désigné un groupe de trois personnes d'horizons différents pour communiquer sur cette norme : Marie-Anne Chabin (Archive17), Philippe Barbat (Direction des Archives de France), et Pierre Fuzeau (groupe Serda). Leur mission était de faire connaître, promouvoir la nouvelle norme.

3.3. Les points clés de la norme

3.3.1 Le périmètre de la norme

Mais faire connaître la norme n'a pas été et n'est pas une tâche facile pour ces trois acteurs. D'abord parce que le périmètre de cette norme est particulièrement vaste : elle touche aussi bien des documentalistes que des archivistes, que des qualiticiens et des informaticiens. On le voit, la norme ne s'inscrit pas dans une démarche " verticale " au sein de l'entreprise, elle est au contraire transversale à l'entreprise, elle répond aux besoins de plusieurs fonctions.
Ensuite, les applications de cette norme sont complémentaires, liées aux problématiques du Knowledge Management, de la politique globale de l'information de l'entreprise. De plus, elle touche les dirigeants, les décideurs puisqu'elle donne la possibilité de réduire les coûts, de gagner en productivité en permettant une bonne connaissance des documents à gérer, traiter, conserver. Enfin, à travers ses aspects techniques, la norme aborde des questions de logiciels, de matériels en traitant de la conservation à long terme, de l'accès aux documents.

3.3.2 Les objectifs de la norme

Elle a pour but de :

• Définir les documents à créer et les informations qu'ils comprennent
• Définir les méthodes et procédures pour organiser et gérer les documents
• Gérer les procédures
• Contrôler et procéder à des audits des procédures

3.3.3 La terminologie

Les deux versions, anglaise et française font référence. Mais la traduction de l'expression Records Managementa longtemps posé problème : la traduction de records par enregistrements n'avait aucun sens pour les archivistes ; ce terme n'avait de signification précise que pour les qualiticiens. De plus, records est un terme "polysémique" pour les anglo-saxons : il renvoie à la fois au document courant et au document d'archive. Cependant, le terme français archive ne pouvait pas être employé ici en raison de sa forte connotation patrimoniale, trop restrictive dans ce cas. Le choix a donc été arrêté de garder l'expression anglaise Records Management. Par contre, on a choisi de traduire records system par système d'archivage : la notion de stockage, le fait d'archiver était ici sans ambiguïté.

3.3.4 ISO 15489 et les procédures de mise en oeuvre d'un système de Records management

Etape préliminaire : il s'agit d'identifier et de documenter le rôle de l'organisation, son environnement règlementaire, économique. On procède au classement des activités.
Analyse de l'activité : une fois le repérage des activités terminé, il faut procéder à un plan de classement des activités qui est l'outil premier du Records Management.
Identification des exigences archivistiques : il s'agit de prendre la mesure des risques encourus si on est incapable de produire ou conserver des documents. Il faut procéder à une veille particulière, c'est à dire connaître les documents produits et qui doivent être archivés ainsi que les délais de leur conservation.
Evaluation des systèmes et méthodes : c'est la question de la sécurité du système et de son efficacité qui prévaut ici. Le système d'archivage est un sous-ensemble du système d'information de l'entreprise.
Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques : on doit prendre en compte tous les principes, normes, procédures et pratiques requis pour satisfaire ces exigences. On peut procéder en consignant par écrit toutes ces conditions, les décisions prises.
La conception du système de Records Management : il faut concevoir un système qui intègre les procédures, recommandations, de la norme. Si le système est déjà en place, on ne doit pas hésiter à redéfinir les méthodes de travail, les processus du document management existantes afin de cerner les améliorations, adaptations à apporter.
Après rédaction du cahier des charges, il faut procéder à l'implémentation technique, informatique du système.
Contrôle : il faut prévoir des procédures de contrôle du système a posteriori.

3.4. La démarche qualité

La norme sur le Records Management rejoint la démarche qualité dans la mesure où elle devient indispensable à l'élaboration de nouveaux modèles d'organisation de l'information, de systèmes, en assurant la traçabilité, l'authenticité des informations recherchées. De plus, la norme est un outil avec lequel sera compensé le manque de référentiel d'organisation et de management des informations produites par les systèmes qualité. (15) Elle assurera la cohérence de la gestion des différents enregistrements à conserver en tant que preuve des activités placées sous assurance qualité . Cette norme semble combler un manque en matière de réglementation, de gestion et traitement des informations au sein d'une organisation : elle peut être perçue comme un pont entre les référentiels ISO 9000 version 2000 et les normes plus liées au domaine documentaire pur.

15. REMIZE Michel. Engagez-vous dans le Records Management. Archimag, 2001, n°148, p. 5.