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Records Management : Synthèse

4. Management de l'information et Records Management au sein de l'entreprise

4.1.La notion de management dans le Records Management

Le Records Management est une forme de management transversale dans l'entreprise. Il rompt avec le découpage traditionnel des fonctions, services et implique donc la notion de collaboration entre les différents métiers qui deviennent interdépendants. Il permet une prise de conscience de la globalité, de l'unité de l'entreprise.
De plus il est indissociable d'un capital de connaissances écrites et non écrites, de savoir-faire, qu'il met en valeur, et du capital humain. Il introduit deux axes majeurs de réflexion : "comment" gérer, donner accès aux ressources (aspect technique) et "pourquoi" gère-t-on les documents ? Les problématiques très présentes dans les entreprises de gestion des documents (document management) au quotidien, capitalisation des connaissances (knowledge management), de complexité des flux informationnels amènent à reconsidérer les objectifs de la gestion des connaissances, à repenser l'utilisation et la structure technique de ces connaissances. Le Records Management apparaît alors comme une composante de ces formes de management des ressources puisqu'il a pour but de faciliter l'accès, lorsque le besoin apparaît, à l'information produite par les services dans le cadre d'une activité, qu'il a intégré selon des procédures strictes dans le système d'information.
Parler d'une politique de records management c'est parler d'une politique des documents intégrée dans la politique d'information générale de l'institution. (16)
Ainsi vise-t-il à trouver l'équilibre entre le capital informationnel à gérer et à faire évoluer, et ce qui est créé quotidiennement.

4.2. Les acteurs du Records Management

Le Records Management coordonne donc de nombreuses fonctions au sein de l'entreprise qui sont soit intégrées, soit associées au fonctionnement du système. Les services producteurs et utilisateurs de documents, en association avec ceux qui sont en charge du traitement de cette masse d'information ont une responsabilité plus importante et sont partie prenante du bon fonctionnement du système.

On peut établir la liste des acteurs du Records Management :

- En premier lieu, la Direction Générale de l'entreprise, à travers la définition d'une politique précise, doit être le moteur des projets, donner des direction et avoir bien conscience des contraintes imposées par la dimension procédurale de la fonction.

- Les ressources humaines ont en charge de recruter des records managers, le personnel nécessaire à la mise au point du système de Records Management.

- Le Records Manager intervient en tant que force de proposition, chef de projet, organisateur et coordinateur du système. Il est chargé de gérer les aspects organisationnels, techniques, les outils et procède également au contrôle des procédures.

- Un des grands apports du Records Management au sein de l'entreprise est la responsabilisation des services producteurs d'archives qui sont inclus dans le circuit de traitement des documents et se voient donc confier des responsabilités nouvelles concernant la création et le circuit des documents. Un lien plus prégnant est ainsi créé entre les services et le service des archives : le Records Management contribue à faire prendre conscience à tous les acteurs qu'une bonne gestion des archives est bénéfique à tous les niveaux d'organisation.

- Les utilisateurs des documents produits ou reçus sont bien évidemment intégrés dans le système.

- Le service informatique a pour mission de prendre en charge la partie technique du système : il est chargé de l'implémentation technique de l'outil défini dans le cahier des charges.

- Le service Information/Documentation tend de plus en plus à prendre en charge une grande partie de l'information interne (rapports, documents techniques, capitalisations...) de l'entreprise. La fonction Documentation intervient surtout dans le traitement des contenus informatifs, leur gestion dans une perspective de mutualisation, capitalisation des savoirs. Le service traite les documents grâce à des techniques préalablement définies qui ont pour but de faciliter la recherche et la restitution de ces documents. L'accès est également mis sur la mise à disposition de ces documents. Comme dans tout système d'information, le choix des outils est capital : on constate que le Records Management réfère largement à la G.E.I.D.E., à la recherche documentaire etc. Ce service a aussi une mission précise au sein du système de Records Management, de relais auprès des utilisateurs, d'initiation, de formation aux techniques documentaires.

- La fonction archives procède à l'enregistrement des documents internes. L'accent est ici mis sur le contexte de production du document. A travers les tableaux de conservation, de gestion des documents, le Records Manager aura défini, avec les archives, les durées de conservation des documents.

- Il est également primordial d'inclure la qualité dans toute démarche de Records Management. Au sein du système les objectifs de qualité à atteindre peuvent se résumer selon l'adage : écrire ce que l'on doit faire, faire ce que l'on a écrit et vérifier ce que l'on doit faire. Qualité et Records Management sont deux concepts interdépendants, étroitement liés en tant qu'ils répondent aux mêmes exigences : rentabiliser l'accès à l'information et aux documents, en assurer une récupération rapide, pertinente et exhaustive. Les procédures de contrôle et de vérification relatives à la qualité et qui concernent la mise en place du système de Records Management tendent au même but : traçabilité et preuve des activités.

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16. DROUHET Geneviève, KESLASSY George, MORINEAU Elisabeth. Records Management : mode d'emploi. Paris : ADBS éditions, 2000, p.23.