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Records Management : Synthèse

5. Profil du Records Manager

5.1. Techniques documentaires

Susan Vaillant, records Manager chez Quintilès, affirme qu'être documentaliste constitue une très bonne préparation pour devenir Records Manager (17) :
Il est indispensable de maîtriser le traitement des documents (sélection, indexation...), de connaître les flux d'information au sein de l'entreprise afin de pouvoir identifier les acteurs clés du système. Cette condition fait donc appel à des compétences techniques qui permettront au records manager de poser les bases du système, de le concevoir d'un point de vue informatique afin qu'il réponde à des normes de qualité au niveau de la circulation, de la recherche des documents. De la documentation, le Records Management retient aussi la notion de service à l'utilisateur. La fonction, le système tourne autour de l'utilisateur : un records manager doit non seulement être à l'écoute des besoins mais aussi savoir les anticiper.

5.2. L'archivistique

Archivistique et Records Management sont intrinsèquement liés. Le Records Management apparaît comme une réconciliation méthodologique entre les archives et la documentation (18) : le records manager veille à une gestion optimale et efficace des documents en amont du service des archives afin de faciliter le tri, le traitement de ces documents une fois parvenus aux archives.
De plus, la gestion des documents internes emprunte à l'expertise archivistique puisqu'il faut pouvoir estimer la valeur des documents pour l'entreprise autant dans une perspective de traçabilité que de valeur patrimoniale.

5.3. L'ingénierie, les compétences informatiques

La maîtrise des techniques est indispensable. Si on doit maîtriser les aspects logistiques, liés à l'implémentation technique, il faut également connaître "l'esprit" des outils afin de préconiser des solutions, choisir des logiciels, connaître l'offre de marché afin de réaliser des comparaisons.

5.4. Le Management

Le Records Management s'inscrit dans une méthode de management transversal dans l'entreprise : le records manager est amené à travailler en relation avec de nombreux services interdépendants et doit ainsi maîtriser toutes étapes et conditions liées à la construction et maintenance du système. Ses compétences doivent couvrir la gestion de projets, la logistique, le financement des projets (cahier des charges), l'organisation de l'espace (le dépôt d'archives). Par dessus tout, en tant que manager, le records manager doit veiller à la cohésion, au développement de l'équipe qu'il gère. Il est un gestionnaire de ressources et de relations humaines.

5.5. La dimension pédagogique

Cet aspect n'est pas négligeable. En effet, il est important que les acteurs perçoivent l'utilité du système de Records Management au sein de l'entreprise ; les responsabilités qui leur sont confiées ne doivent pas être perçues comme une charge de travail supplémentaire. Il faut donc leur donner les moyens d'appréhender la circulation des flux d'information au sein de l'entreprise et leur faire prendre conscience des bénéfices engendrés par le système. Le Records manager doit amener les utilisateurs à réfléchir sur la valeur et l'exploitation de l'information : le Records Management ne doit pas être dissocié d'un capital de connaissances très large (savoir-faire, capital humain...) dont il vise une utilisation optimale.

17. REMIZE Michel. Les ingrédients du Records Management. Archimag, 2000, n° 131, p.24.
18. REMIZE Michel. Les ingrédients du Records Management. Archimag, 2000, n° 131, p.24.